Microsoft 365 levert pas waarde wanneer medewerkers de tools écht gebruiken. Wij begeleiden uw organisatie van de eerste stap tot blijvend gebruik — met een bewezen 5-fasen aanpak en het ADKAR-model als fundament.
De introductie van Microsoft 365 is een grote stap voor elke organisatie. Nieuwe tools, nieuwe manieren van samenwerken, nieuwe gewoonten. Veel organisaties investeren in de technologie, maar onderschatten de menselijke kant van de verandering.
Bij Buro GEKKO staat de medewerker centraal. Niet als eindgebruiker die een handleiding krijgt, maar als professional die begrijpt waarom een oplossing er is, hoe hij die inzet en die verandering ook morgen nog omarmt.
Succesvolle adoptie levert medewerkers op die digitaal fitter zijn: ze kunnen zich effectiever richten op hun kerntaken, zijn minder gefrustreerd en stellen minder vragen aan interne ondersteuners.
Adoptie draait erom dat mensen écht begrijpen hoe en waarom ze bepaalde oplossingen kunnen of moeten gebruiken — op zo'n manier dat zij zich toekomstige wijzigingen óók op een gemakkelijke manier eigen maken.
Adoptietrajecten starten vanuit verschillende situaties. Wij begeleiden organisaties ongeacht het vertrekpunt.
Netwerkschijven, lokale servers of verouderde mailomgevingen worden vervangen door Microsoft 365. Medewerkers moeten een nieuwe werkwijze aannemen.
Microsoft Teams is technisch uitgerold, maar medewerkers werken nog via e-mail en WhatsApp. De samenwerking verbetert niet.
Werkprocessen digitaliseren met Power Platform, Copilot of SharePoint. Medewerkers moeten de nieuwe tools integreren in hun dagelijkse werk.
Organisaties willen externe samenwerking veiliger inrichten en medewerkers bewust maken van de juiste manier van delen en opslaan.
Microsoft Copilot biedt grote kansen, maar vraagt om een weloverwogen uitrolstrategie. Mensen moeten leren hoe zij AI effectief inzetten.
Na de initiële uitrol vervalt gebruik terug naar oud gedrag. Nieuwe medewerkers ontvangen geen structurele onboarding op M365.
Ons succesvol adoptieprogramma volgt een gestructureerde vijf-fasen-aanpak, waarbij elke stap voortborduurt op de vorige. De inhoud en planning worden afgestemd op de specifieke situatie en uitkomsten van de verkenningsfase.
Onderstaand een verdieping per fase. De definitieve invulling, planning en producten worden altijd afgestemd op de specifieke situatie van uw organisatie.
We starten met een inventarisatie van het digitale vaardigheidsniveau van medewerkers. Dit levert input voor het ontwikkelen van persona's of werkstijlen: herkenbare profielen van typen gebruikers waarmee we gerichter de juiste groepen kunnen bedienen.
Tegelijk formeren we een kerngroep van ambassadeurs of champions — medewerkers die de nieuwe werkwijze omarmen en als ambassadeur optreden voor de rest van de organisatie.
Op basis van de verkenningsfase realiseren, aanpassen en toetsen we materiaal. We bereiden de kerngroep voor op hun rol in de uitrol.
Voorafgaand aan de daadwerkelijke educatie zorgen we voor de juiste motivatie. We informeren medewerkers uitgebreid over het waarom, de hoe en de voordelen van het programma — op een manier die is afgestemd op de uitkomsten van de voorbereidingsfase.
Middelen kunnen zijn: nieuwsberichten, video's van het management, briefings, teasers en inspiratiesessies via ambassadeurs.
Via afgestemde trainingen nemen we de verschillende gebruikersgroepen mee in het gebruik van Microsoft 365. Trainingen worden aangescherpt naar het type medewerker (bijv. lijnverantwoordelijke of kantoormedewerker).
Na het vergroten van kennis worden medewerkers ondersteund en aangemoedigd bij het daadwerkelijk toepassen. Na afloop van het traject vindt een volledige overdracht binnen de organisatie plaats — ook voor nieuwe medewerkers.
Onze aanpak is geworteld in het bewezen ADKAR-verandermodel van Prosci. Elke fase in ons programma draagt bij aan een van de vijf bouwstenen van succesvolle verandering.
Een sterk ambassadeursnetwerk is het hart van een succesvol adoptietraject. Ambassadeurs zijn medewerkers uit de eigen organisatie die de nieuwe werkwijze omarmen en als vraagbaak en rolmodel optreden voor hun collega's.
Zij vertegenwoordigen de diversiteit van de organisatie — van magazijn tot directie — en worden door Buro GEKKO opgeleid en begeleid gedurende het gehele traject. Na afloop zijn zij zelfstandig in staat de adoptie te continueren.
De kracht van ambassadeurs: collega's luisteren naar collega's. Verandering die van binnenuit wordt gedragen, beklijft.
Omarmt nieuwe functionaliteiten, is beschikbaar als vraagbaak (reactief én proactief), geeft uitleg in teamoverleggen, begeleidt migratie op de werkvloer en geeft webinars.
Stelt het integrale adoptieplan op, coacht ambassadeurs, zorgt voor maximale deelname aan interventies en levert voortgangsrapportages aan de stuurgroep.
Faciliteert commitment op het juiste niveau, helpt bij de communicatie richting de organisatie en stelt prioriteiten bij. Zichtbare steun vanuit leiderschap is cruciaal.
Begeleidt het gehele traject, traint ambassadeurs, verzorgt inhoudelijke sessies, bewaakt de methodiek en zorgt voor de overdracht naar de organisatie na afloop.
Afhankelijk van uw vraag en de fase waarin uw organisatie zich bevindt, bieden wij de volgende diensten aan — los of als onderdeel van een integraal traject.
Inventarisatie van digitale vaardigheidsniveaus, werkstijlen en gebruikersgroepen als basis voor een op maat gemaakte aanpak.
VoorbereidingFysieke of online trainingen per gebruikersgroep, aangescherpt op rol en vaardigheidsniveau. Maximaal 10 deelnemers per sessie voor optimale interactie.
EducatieOpzetten, opleiden en begeleiden van een intern ambassadeursnetwerk dat de adoptie draagt — ook na afloop van het traject.
Motivatie & ActivatieLaagdrempelige sessies waarbij medewerkers al hun vragen kwijt kunnen. Reactief én proactief, op locatie of online.
ActivatiePersoonlijke begeleiding voor medewerkers die extra ondersteuning nodig hebben bij het toepassen van de nieuwe werkwijze.
ActivatieOpzetten en inrichten van een FAQ-pagina of supportsite op SharePoint — als blijvende kennisbron voor medewerkers en nieuwe collega's.
BorgingMicrosoft 365 is geen statisch product. Nieuwe functies, updates en mogelijkheden volgen elkaar in hoog tempo op. Voor veel organisaties is het lastig bij te houden wat er verandert en wat dat betekent voor hun medewerkers.
Buro GEKKO ondersteunt organisaties ook ná de initiële uitrol: we houden relevante ontwikkelingen bij, informeren uw medewerkers en helpen nieuwe kansen te vertalen naar concrete toepassingen.
We monitoren M365-diensten en productiviteitsrapportages voor prestatieoptimalisatie en signaleren kansen voor uw organisatie.
We vertalen nieuwe Microsoft-functies naar begrijpelijke informatie die past bij de werkwijze van uw organisatie.
Samen werken we aan uitbreidingen en aanpassingen op basis van nieuwe bedrijfsbehoeften — zoals Copilot of Power Platform.
We zorgen voor een structurele borging zodat nieuwe medewerkers direct op de juiste manier met M365 aan de slag gaan.
Plan een vrijblijvend gesprek en ontdek hoe Buro GEKKO uw organisatie begeleidt — van eerste stap tot geborgd gebruik.
Plan een kennismaking